Legal
Privacy Policy
This privacy policy explains how K-I-Soft IT&Holding GmbH collects, uses, and protects personal data in connection with the website www.k-i-soft.ch. It complies with the Swiss Federal Act on Data Protection (nDSG / FADP, effective 1 September 2023) and, where applicable, the EU General Data Protection Regulation (GDPR Art. 13).
1. Data Controller
K-I-Soft IT&Holding GmbH
Kehrsatz, 3122
Switzerland
E-mail: info@k-i-soft.ch
Phone: +41 779 5555 73
2. Categories of Personal Data Processed
2.1 Website visit (server logs)
When you visit this website, the web server automatically records the following data:
- IP address (anonymised after 24 hours)
- Date and time of the request
- URL requested
- HTTP status code and data volume transferred
- Referrer URL
- Browser type and operating system (User-Agent string)
Purpose: Ensuring the technical availability and security of the website.
Legal basis (GDPR): Art. 6(1)(f) — legitimate interest in operating a secure website.
Legal basis (nDSG): Processing is necessary for the legitimate purposes of the controller (Art. 31 nDSG).
Retention: Maximum 30 days; IP addresses anonymised after 24 hours.
2.2 Contact by e-mail
If you contact us by e-mail (info@k-i-soft.ch), we process:
- Your e-mail address
- Your name (if provided)
- The content of your message
- Timestamp of receipt
Purpose: Responding to your enquiry and maintaining the business relationship.
Legal basis (GDPR): Art. 6(1)(b) — performance of pre-contractual measures; Art. 6(1)(f) — legitimate interest in responding to enquiries.
Legal basis (nDSG): Contractual necessity or legitimate interest (Art. 31 nDSG).
Retention: E-mail correspondence is retained for up to 10 years to comply with Swiss commercial record-keeping obligations (OR Art. 958f); messages not leading to a contract are deleted after 2 years.
3. Google Tag Manager & Google Analytics
3.1 Google Tag Manager (GTM)
This website uses Google Tag Manager (GTM-55QQFLC4), a tag management service by Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA ("Google"). GTM itself does not set cookies and does not collect personal data independently — it only loads other tags (e.g. Google Analytics) after your consent has been obtained.
3.2 Google Analytics 4 (GA4)
Google Analytics 4 is only activated after you have explicitly accepted analytics cookies. Without your consent, no data is sent to Google.
When activated, Google Analytics collects:
- Pages visited, time on site, referral source
- Device type, browser, operating system
- Anonymised IP address (IP masking enabled)
- Aggregated user interaction events
Purpose: Understanding how visitors use the website in order to improve content and user experience.
Legal basis (GDPR): Art. 6(1)(a) — your explicit consent.
Legal basis (nDSG): Your explicit consent (Art. 31(1) nDSG).
Retention: Analytics data is retained in Google Analytics for 14 months.
Data transfer to USA: Google Analytics transfers data to Google servers in the USA. This transfer is based on the EU Standard Contractual Clauses (SCCs) pursuant to Art. 46(2)(c) GDPR and the EU-US Data Privacy Framework (adequacy decision of 10 July 2023). For Switzerland-specific transfers, the SCC mechanism (recognised by the FDPIC) applies.
3.3 Opt-out / Consent withdrawal
You may withdraw your consent at any time by clicking the "Cookies" link in the page footer to reopen the cookie settings banner. Withdrawing consent does not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal.
Additional opt-out options:
- Google Analytics Opt-Out Browser Add-on
- Google Ads Settings: adssettings.google.com
- Your browser's "Do Not Track" setting (honoured where technically feasible)
4. LinkedIn Insight Tag
The LinkedIn Insight Tag is only activated after you have explicitly accepted marketing cookies. Without your consent, no data is sent to LinkedIn.
This website uses the LinkedIn Insight Tag, a conversion-tracking and retargeting service provided by LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Ireland ("LinkedIn"), and LinkedIn Corporation, 1000 W. Maude Ave., Sunnyvale, CA 94085, USA.
When activated, LinkedIn may collect:
- URL, referrer URL, IP address (truncated)
- Device and browser attributes
- Timestamp of visit
- LinkedIn member data if you are logged into LinkedIn (matched via hashed e-mail or LinkedIn cookie)
Purpose: Measuring the effectiveness of LinkedIn advertising campaigns; enabling LinkedIn retargeting audiences.
Legal basis (GDPR): Art. 6(1)(a) — your explicit consent.
Legal basis (nDSG): Your explicit consent (Art. 31(1) nDSG).
Retention: LinkedIn retains Insight Tag data for up to 180 days.
Data transfer: Data may be transferred to LinkedIn servers in the USA under Standard Contractual Clauses (SCCs) and the EU-US Data Privacy Framework.
Opt-out: You can withdraw consent via the "Cookies" link in the footer. LinkedIn members can also opt out directly at LinkedIn Ad Settings.
5. Fonts (Self-Hosted)
This website uses the fonts JetBrains Mono and Syne. These font files are hosted directly on our own web server (no connection to Google Fonts or any third-party font CDN). No personal data (including IP addresses) is transferred to Google or any other third party when loading these fonts.
6. Data Retention Summary
| Data category | Retention period | Legal basis |
|---|---|---|
| Server logs / IP address | 30 days (IP anonymised after 24 h) | Legitimate interest (security) |
| E-mail correspondence (contract) | 10 years (OR Art. 958f) | Legal obligation / contract |
| E-mail correspondence (no contract) | 2 years | Legitimate interest |
| Google Analytics data | 14 months (Google servers) | Consent |
| LinkedIn Insight Tag data | 180 days (LinkedIn servers) | Consent |
| Cookie consent preference | Until browser storage cleared | Legitimate interest (functionality) |
7. Your Rights as a Data Subject
Under the GDPR (Chapter III) and nDSG (Art. 25 ff.), you have the following rights:
- Right of access (Art. 15 GDPR / Art. 25 nDSG): You may request information about the personal data we hold about you.
- Right to rectification (Art. 16 GDPR / Art. 32 nDSG): You may request correction of inaccurate or incomplete data.
- Right to erasure (Art. 17 GDPR / Art. 32 nDSG): You may request deletion of your personal data, subject to statutory retention obligations.
- Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR): You may request that we restrict the processing of your data in certain circumstances.
- Right to data portability (Art. 20 GDPR): You may request your data in a structured, commonly used, machine-readable format.
- Right to object (Art. 21 GDPR): You may object to processing based on legitimate interests. We will cease processing unless we can demonstrate compelling legitimate grounds.
- Right to withdraw consent (Art. 7(3) GDPR / Art. 31(1) nDSG): Where processing is based on consent, you may withdraw it at any time. Withdrawal does not affect prior processing.
To exercise any of these rights, contact us at: info@k-i-soft.ch. We will respond within 30 days.
8. Right to Lodge a Complaint
If you believe that the processing of your personal data violates applicable data protection law, you have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority:
Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC / EDÖB)
Feldeggweg 1, 3003 Bern, Switzerland
Website: www.edoeb.admin.ch
E-mail: contact20@edoeb.admin.ch
If you are located in the EU/EEA, you may also contact the supervisory authority of your country of residence.
9. Third-Party Services Summary
| Service | Provider | Purpose | Legal basis | Data transfer |
|---|---|---|---|---|
| Google Tag Manager | Google LLC, USA | Tag management | Legitimate interest (technical operation) | USA (SCC) |
| Google Analytics 4 | Google LLC, USA | Usage statistics | Consent | USA (SCC + DPF) |
| LinkedIn Insight Tag | LinkedIn Ireland / LinkedIn Corp., USA | Conversion tracking, retargeting | Consent | USA/EEA (SCC + DPF) |
| Fonts (self-hosted) | K-I-Soft (own server) | Typography | n/a — no third party involved | None |
10. Changes to This Privacy Policy
We reserve the right to update this privacy policy to reflect changes in legal requirements or our data processing practices. The current version is always available at www.k-i-soft.ch/datenschutz. The "Last updated" date at the top of this page indicates when changes were last made.
11. Contact
For all data protection enquiries:
info@k-i-soft.ch · +41 779 5555 73
Rechtliches
Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die K-I-Soft IT&Holding GmbH personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Website www.k-i-soft.ch erhebt, verwendet und schützt. Sie entspricht dem Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG, in Kraft seit 1. September 2023) sowie, soweit anwendbar, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO Art. 13).
1. Verantwortlicher
K-I-Soft IT&Holding GmbH
Kehrsatz, 3122
Schweiz
E-Mail: info@k-i-soft.ch
Telefon: +41 779 5555 73
2. Verarbeitete Datenkategorien
2.1 Website-Besuch (Server-Logs)
Beim Besuch dieser Website erfasst der Webserver automatisch folgende Daten:
- IP-Adresse (nach 24 Stunden anonymisiert)
- Datum und Uhrzeit der Anfrage
- Abgerufene URL
- HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge
- Referrer-URL
- Browsertyp und Betriebssystem (User-Agent-String)
Zweck: Sicherstellung der technischen Verfügbarkeit und Sicherheit der Website.
Rechtsgrundlage (DSGVO): Art. 6 Abs. 1 lit. f — berechtigtes Interesse am Betrieb einer sicheren Website.
Rechtsgrundlage (nDSG): Überwiegendes berechtigtes Interesse des Verantwortlichen (Art. 31 nDSG).
Aufbewahrungsfrist: Maximal 30 Tage; IP-Adressen werden nach 24 Stunden anonymisiert.
2.2 Kontaktaufnahme per E-Mail
Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail (info@k-i-soft.ch) verarbeiten wir:
- Ihre E-Mail-Adresse
- Ihren Namen (sofern angegeben)
- Den Inhalt Ihrer Nachricht
- Eingangszeitpunkt
Zweck: Beantwortung Ihrer Anfrage und Pflege der Geschäftsbeziehung.
Rechtsgrundlage (DSGVO): Art. 6 Abs. 1 lit. b — Durchführung vorvertraglicher Massnahmen; Art. 6 Abs. 1 lit. f — berechtigtes Interesse.
Rechtsgrundlage (nDSG): Vertragliche Notwendigkeit oder überwiegendes berechtigtes Interesse (Art. 31 nDSG).
Aufbewahrungsfrist: E-Mail-Korrespondenz wird bis zu 10 Jahre aufbewahrt (Handelsbücherpflicht gem. OR Art. 958f); Nachrichten ohne Vertragsabschluss werden nach 2 Jahren gelöscht.
3. Google Tag Manager & Google Analytics
3.1 Google Tag Manager (GTM)
Diese Website verwendet den Google Tag Manager (GTM-55QQFLC4), einen Tag-Management-Dienst der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA ("Google"). Der GTM selbst setzt keine Cookies und erhebt keine personenbezogenen Daten — er lädt weitere Tags (z. B. Google Analytics) erst nach Ihrer Einwilligung.
3.2 Google Analytics 4 (GA4)
Google Analytics 4 wird ausschliesslich aktiviert, nachdem Sie der Verwendung von Analyse-Cookies ausdrücklich zugestimmt haben. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Daten an Google übermittelt.
Bei Aktivierung erhebt Google Analytics:
- Besuchte Seiten, Verweildauer, Herkunftsquelle
- Gerätetyp, Browser, Betriebssystem
- Anonymisierte IP-Adresse (IP-Masking aktiviert)
- Aggregierte Nutzerinteraktions-Events
Zweck: Verständnis der Websitenutzung zur Verbesserung von Inhalten und Nutzererlebnis.
Rechtsgrundlage (DSGVO): Art. 6 Abs. 1 lit. a — Ihre ausdrückliche Einwilligung.
Rechtsgrundlage (nDSG): Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 31 Abs. 1 nDSG).
Aufbewahrungsfrist: Analytics-Daten werden in Google Analytics 14 Monate aufbewahrt.
Datentransfer in die USA: Google Analytics übermittelt Daten an Google-Server in den USA. Grundlage ist die EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäss Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsentscheid vom 10. Juli 2023). Für Schweizer Übermittlungen gelten die vom EDÖB anerkannten SCC.
3.3 Widerruf / Opt-out
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Link „Cookies" in der Seitenfusszeile anklicken, um das Cookie-Banner erneut zu öffnen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmässigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
Weitere Opt-out-Möglichkeiten:
- Google Analytics Opt-out-Browser-Add-on
- Google Ads-Einstellungen: adssettings.google.com
- „Do Not Track"-Einstellung Ihres Browsers (soweit technisch umsetzbar berücksichtigt)
4. LinkedIn Insight Tag
Der LinkedIn Insight Tag wird ausschliesslich aktiviert, nachdem Sie Marketing-Cookies ausdrücklich akzeptiert haben. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Daten an LinkedIn übermittelt.
Diese Website verwendet den LinkedIn Insight Tag, einen Conversion-Tracking- und Retargeting-Dienst der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland ("LinkedIn"), bzw. der LinkedIn Corporation, 1000 W. Maude Ave., Sunnyvale, CA 94085, USA.
Bei Aktivierung kann LinkedIn folgende Daten erheben:
- URL, Referrer-URL, IP-Adresse (gekürzt)
- Geräte- und Browser-Eigenschaften
- Zeitstempel des Besuchs
- LinkedIn-Mitgliederdaten, wenn Sie bei LinkedIn eingeloggt sind (Abgleich via gehashter E-Mail oder LinkedIn-Cookie)
Zweck: Messung der Wirksamkeit von LinkedIn-Werbekampagnen; Erstellung von LinkedIn-Retargeting-Zielgruppen.
Rechtsgrundlage (DSGVO): Art. 6 Abs. 1 lit. a — Ihre ausdrückliche Einwilligung.
Rechtsgrundlage (nDSG): Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 31 Abs. 1 nDSG).
Aufbewahrungsfrist: LinkedIn speichert Insight-Tag-Daten bis zu 180 Tage.
Datentransfer: Daten können auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCC) und dem EU-US Data Privacy Framework auf LinkedIn-Server in die USA übermittelt werden.
Opt-out: Sie können Ihre Einwilligung über den Link „Cookies" in der Fusszeile widerrufen. LinkedIn-Mitglieder können sich zudem direkt unter LinkedIn Werbeeinstellungen abmelden.
5. Schriften (selbst gehostet)
Diese Website verwendet die Schriften JetBrains Mono und Syne. Diese Schriftdateien werden direkt auf unserem eigenen Webserver gehostet (keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen Drittanbieter-CDN). Beim Laden dieser Schriften werden keine personenbezogenen Daten (einschliesslich IP-Adressen) an Google oder Dritte übermittelt.
6. Aufbewahrungsfristen im Überblick
| Datenkategorie | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Server-Logs / IP-Adresse | 30 Tage (IP nach 24 Std. anonymisiert) | Berechtigtes Interesse (Sicherheit) |
| E-Mail-Korrespondenz (Vertrag) | 10 Jahre (OR Art. 958f) | Rechtliche Verpflichtung / Vertrag |
| E-Mail-Korrespondenz (kein Vertrag) | 2 Jahre | Berechtigtes Interesse |
| Google Analytics-Daten | 14 Monate (Google-Server) | Einwilligung |
| LinkedIn Insight Tag-Daten | 180 Tage (LinkedIn-Server) | Einwilligung |
| Cookie-Einwilligungspräferenz | Bis Browser-Speicher gelöscht wird | Berechtigtes Interesse (Funktionalität) |
7. Ihre Rechte als betroffene Person
Gemäss DSGVO (Kapitel III) und nDSG (Art. 25 ff.) stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO / Art. 25 nDSG): Sie können Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO / Art. 32 nDSG): Sie können die Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO / Art. 32 nDSG): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen. Wir stellen die Verarbeitung ein, sofern keine zwingenden Gründe entgegenstehen.
- Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO / Art. 31 Abs. 1 nDSG): Sie können eine einwilligungsbasierte Verarbeitung jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die vorherige Verarbeitung.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@k-i-soft.ch. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.
8. Beschwerderecht beim EDÖB
Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das anwendbare Datenschutzrecht verstösst, haben Sie das Recht, eine Beschwerde beim zuständigen Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten einzureichen:
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Feldeggweg 1, 3003 Bern, Schweiz
Website: www.edoeb.admin.ch
E-Mail: contact20@edoeb.admin.ch
Wenn Sie sich im EU/EWR-Raum befinden, können Sie sich zusätzlich an die Datenschutzbehörde Ihres Wohnsitzlandes wenden.
9. Übersicht Drittdienste
| Dienst | Anbieter | Zweck | Rechtsgrundlage | Datentransfer |
|---|---|---|---|---|
| Google Tag Manager | Google LLC, USA | Tag-Verwaltung | Berechtigtes Interesse (technischer Betrieb) | USA (SCC) |
| Google Analytics 4 | Google LLC, USA | Nutzungsstatistiken | Einwilligung | USA (SCC + DPF) |
| LinkedIn Insight Tag | LinkedIn Ireland / LinkedIn Corp., USA | Conversion-Tracking, Retargeting | Einwilligung | USA/EEA (SCC + DPF) |
| Schriften (selbst gehostet) | K-I-Soft (eigener Server) | Typografie | entfällt — kein Drittanbieter | keine |
10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei rechtlichen Änderungen oder Anpassungen unserer Datenverarbeitung zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Version ist stets unter www.k-i-soft.ch/datenschutz abrufbar. Das Datum „Letzte Aktualisierung" am Seitenanfang gibt an, wann zuletzt Änderungen vorgenommen wurden.
11. Kontakt
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